Politique de subvention

ASSOCIATION ÉTUDIANTE DES CYCLES SUPÉRIEURS
EN ÉTUDES LITTÉRAIRES DE L’UQAM (AECSEL-UQAM)
C.P. 8888, succursale Centre-ville
Montréal Québec, H3C 3P8
Local J-4865
Courriel : aecsel.uqam@gmail.com

POLITIQUE DE SUBVENTION

1- DISPOSITION GÉNÉRALE

Cette politique ne peut en aucun cas avoir préséance sur la Charte de l’AECSEL-UQAM.

Modification

Seule l’Assemblée des étudiantes et étudiants des cycles supérieurs en études littéraires peut modifier la politique de subvention aux projets étudiants.

Objectifs :

- Soutenir la réalisation de projets littéraires;
- Favoriser la participation à des événements littéraires.

2 – STRUCTURE DU COMITÉ DE SUBVENTION

Le comité de subvention est institué pour évaluer toutes les demandes de subvention soumises à
l’ACSEL-UQAM. Il est constitué de tous les membres de l’exécutif de l’AECSEL-UQAM, sous
la présidence de la trésorerie.
L’évaluation et la prise de décision s’effectuent à huis clos, dans le cadre d’une réunion des membres de l’exécutif de l’AECSEL-UQAM.
Tous les membres de l’exécutif doivent prendre part aux décisions en votant pour ou contre
l’octroi de subvention, sans s’abstenir.
Le comité de subvention doit concevoir un rapport pour chaque octroi de subvention.

Considérations éthiques :

Les personnes siégeant sur l’exécutif et étant impliquées dans un projet soumis doivent se retirer du processus décisionnel pour le dossier concerné;
Les membres du comité de subvention ne peuvent utiliser à leurs propres fins les informations confidentielles ou privilégiées qui leur sont communiquées.


3 – POUVOIR

Le comité d’évaluation détermine les montants octroyés en fonction de l’argent disponible, des
budgets présentés et des frais admissibles. Le montant maximum de 300 $ par projet collectif et 150$ par projet individuel ne peut en aucun cas être dépassé.

4 – CRITÈRES D’ADMISSION ET DE SÉLECTION DU PROGRAMME DE SUBVENTION

L’AECSEL-UQAM ne subventionne pas un même projet ou une même personne dans le cadre d'un projet individuel plus d’une fois par année scolaire.

1    A. Projet collectif

Pour être éligible, un projet étudiant doit :
Contenir une lettre de demande de subvention.
Contenir un document de présentation comportant minimalement les éléments suivants :
- Le titre du projet;
- Le nom et les coordonnées du responsable;
- Une présentation du projet (1 page maximum);
- Un budget détaillé avec justification des dépenses et autres financements prévus;
- Un échéancier ou un calendrier de réalisation;
- Une prévision des retombées concrètes sur l’ensemble des membres de l’AECSEL-UQAM;
- Une liste des organisateurs incluant leur code permanent;
- Être présenté par un groupe de personnes dont plus de la moitié sont des membres de l’AECSEL-UQAM;
-       Être pertinent dans un cheminement professionnel.


B. Projet individuel

Dans le cas, d’une demande de subvention individuelle pour la participation à une activité
littéraire, l’étudiante ou l’étudiant membre de l’AECSEL-UQAM doit fournir :

1. Une lettre de demande de subvention;
2. Le titre de l’événement;
3. Les noms et coordonnées des responables de l’événement;
4. Les dates et le lieu de l’événement;
5. Une photocopie de l’acceptation de sa participation à l’activité par un membre
organisateur de l’événement;
6. Le titre de la communication ou de l’activité qui sera présentée par l’étudiante ou l’étudiant;
7. Une justification de la pertinence de ce projet dans le cadre de ses études;
8. Un budget détaillé avec justification des dépenses et autres sources de
financement prévues;
9. Son code permanent et ses coordonnées;
10. Un C.V. universitaire.

En aucun cas, l’AECSEL ne subventionne un projet crédité par un programme d’étude. Toute demande de subvention, individuelle ou collective, doit être remise avant la date et l’heure de tombée.

5 - DATE ET HEURE LIMITES DE SOUMISSION ET LIEU DE DÉPÔT DES DEMANDES

Date et heure de tombée :

Le vendredi 17h de la septième semaine des sessions d’automne et d’hiver font état de date et
d’heure butoir.
L’AECSEL-UQAM se réserve néanmoins le droit d’ajouter un délai supplémentaire si elle
considère ne pas avoir reçu suffisamment de demandes.
Les demandes reçues après la date et l’heure de tombée ne seront pas soumises à l’évaluation.

Tous les dossiers devront être envoyés par voie électronique à l’adresse suivante :  aecsel.uqam@gmail.com

6 – MODALITÉS D’ÉVALUATION DES DEMANDES

Toutes les demandes sont évaluées au mérite, sur la base des conditions d’admissibilité et des critères d’évaluation. La sélection tient compte à la fois de la valeur comparée des projets et des ressources financières disponibles. Les projets ayant un impact sur une majorité de membres de
l’AECSEL-UQAM seront favorisés par le comité de subvention. À dossier égal, l'AECSEL privilégiera une personne n'ayant pas profité des subventions offertes par l'association dans les années précédentes.

7 – ENGAGEMENT DE L’INDIVIDU OU DU GROUPE RÉCIPIENDAIRE

Mode de paiement : La totalité de la somme est versée sous forme de chèque au moment de la signature du contrat de subvention.
Le fait d’encaisser le chèque de la subvention constitue pour l’individu ou le collectif un engagement à réaliser le projet prévu. L’individu ou le collectif qui ne peut réaliser en totalité ou
en partie l’activité prévue ou qui apporte une modification majeure au projet ou au calendrier de
réalisation doit aussitôt communiquer avec l’AECSEL-UQAM pour convenir d’un arrangement.
Si ce n’est pas fait et que l’AECSEL-UQAM apprend que l’activité n’a pas lieu, elle exigera le
remboursement de la totalité de la subvention accordée. Toutefois, avec factures qui prouvent les
frais déjà encourus, l’individu ou le collectif récipiendaire n’aura qu’à rembourser la différence
entre le montant reçu et le montant déjà dépensé.

Logo :
Lorsque le projet conduit à des activités publiques (colloque, journée d’étude, table ronde,
lancement, etc.) ou à des publications, le logo de l’AECSEL-UQAM et une mention de sa
contribution doit apparaître dans les documents d’information, de promotion ou de publicité.

8 – DROIT D’APPEL

De manière exceptionnelle et non automatique, certains projets refusés ou ayant reçu un montant
moindre que celui demandé peuvent faire l’objet d’une révision. Tout individu ou collectif qui est

en désaccord avec l’évaluation du comité, qui juge remplir tous les critères d’admissibilité et dont
le dossier est complet peut faire une demande de révision du dossier.

Modalités d’appel

La demande de révision de dossier doit être faite par écrit en précisant les raisons de cette demande et ce, dans la semaine suivant la réponse du comité de subvention. Aucun ajout ne peut
être fait au dossier remis préalablement. Ainsi, aucun document, annexe, lettre d’appui
supplémentaire ne sera considéré lors de la révision.

Lors d’une révision de dossier, le comité d’évaluation se rencontrera de nouveau et réévaluera la
demande en s’appuyant sur les mêmes critères de base. Le résultat de la révision et l’explication
entourant l’octroi ou le refus de la subvention seront transmis par écrit à l’individu ou au collectif
concerné. Aucune pression, ni aucune tentative d’intimidation envers les membres du comité d’évaluation ne seront tolérées. Un individu ou membre d’un collectif qui serait responsable d’un
tel agissement se verrait automatiquement perdre le droit de révision et, dans le cas où l’individu
ou le collectif concerné aurait déjà reçu un premier versement, il perdrait le montant du deuxième
versement.